Puede que tu empresa esté en expansión ya sea dentro de una misma región o en otros países. Esto sin duda te llevará a relacionarte con agentes externos o terceros. Es muy probable que estos  posean  otra cultura ocupacional e incluso otros valores éticos; y, en este escenario, surge la duda sobre  cómo gestionar terceros dentro de tu programa de compliance.

Para tener una visión global invitamos a nuestro MasterMinds a Ignacio Stepancic. Él posee una gran experiencia como Global Compliance Director del grupo Bimbo. También es abogado por la Pontificia Universidad de los Andes, Miembro del Consejo Consultivo de Alliance for Integrity y profesor del diplomado de Compliance del Tecnológico de Monterrey.  Ignacio nos llevó de la mano para encontrar soluciones a los retos que representa la gestión con terceros.

Retos en la gestión de terceros

Cuando estás frente a la expansión empresarial, muchas veces este proceso no se realiza en solitario sino acompañado de terceros. Estos pueden ser proveedores o clientes, que crecen contigo, lo cual conlleva retos que se convertirán en oportunidades para mejorar. En este sentido,  es posible definir tres desafíos principales:

• Adaptación: muchas veces querrás trabajar con terceros que ya conoces y te conocen. Lamentablemente esto no siempre se puede llevar a cabo, por lo que debes estar dispuesto a escuchar a ese tercero y la cultura donde te desarrollarás para estar abierto a los cambios.
• Cerrarse a estereotipos de riesgos que has vivido y aprendido: te puede poner límites para entender con quién estás vinculándote.
• Nuevas herramientas: las diferencias culturales y el tamaño empresarial definen el tipo de recursos que serán efectivos para tu organización. No generalices ni des por sentado que usarás las mismas.

Es importante que a nivel empresarial logres tener apertura mental. Recuerda que muchas actitudes están influenciadas por estereotipos. Por ejemplo, el que acompaña a Latinoamérica por su riesgo de corrupción. Sin embargo, existen actualmente muchas empresas en la región, líderes de compliance que pueden ayudarte a perfeccionar las propias medidas.

Aspectos básicos en la gestión de terceros

Con los retos ya claros, te encontrarás con aspectos que debes tomar en cuenta para tu gestión con terceros. Sobre todo en dónde debes enfocarte ya que los recursos son limitados y priorizar es fundamental.

Para ello puedes elaborar una matriz con cinco cuadrantes que te ayuden a saber hacia dónde dirigir los recursos.

1. Naturaleza del negocio: entendimiento de cuál es la gestión que realizas para priorizar.
2. Valor del contrato: para saber su importancia. En algunas legislaciones habrá controles sobre estos por temas fiscales y para evitar los fraudes
3. Tipo de industria o gestión: debes definir cuál es tu sector y qué riesgos afronta.
4. País o región donde se desarrolla la expansión: a dónde te diriges y cómo es el contexto social del lugar en el que atenderás operaciones.
5. Percepción: entender si existen sospechas de potenciales fraudes y adquirir un conocimiento general de la situación geopolítica.

Tener estos cincos puntos detallados hará más fácil la gestión con terceros y la influencia de tus políticas de compliance.

Es bueno que tomes en cuenta que no solamente de los aspectos positivos puedes valerte sino también existen errores de los que puedes aprender. Podrías considerar estos tres errores como base para la mejora:

1. Confianza ciega en el conocimiento propio, que no permita ver los riesgos en compliance que puede cometer un tercero.
2. Mantener una actitud soberbia: la humildad y la certeza que no siempre tendrás controlada la situación, te llevará a fijarte en detalles pequeños que pueden afectar más adelante.
3. No realizar un proceso de revisión: es tan importante realizar tu matriz con relación a los terceros como el regresar a evaluar su desempeño y hacer cambios si es necesario.

Herramientas éticas aplicables a terceros

Ahora  que ya tienes mapeado al tercero con sus aspectos positivos y negativos; es indispensable la corresponsabilidad que tienes en compartir las herramientas de compliance.

En primer lugar, es importante situarse que no todos los terceros estarán al mismo nivel por lo que cobra una gran importancia el aspecto de la educación. Debes asegurarte que exista una capacitación en materia de compliance para utilizarlo en la gestión y fomentar un mejor entorno ético.

Como segundo aspecto tienes la importancia de los canales de denuncia hacia terceros. Estos pueden estar abiertos a tus clientes, proveedores, así como al público interno. Recuerda que siempre  debes cumplir con los aspectos de confidencialidad y no represalias en un clima de confianza, así como el seguimiento y evaluación de la denuncia. Además, es importante guardar un récord de las denuncias porque puede detonar en problemas más grandes.

Por último, pero no menos importante, está la relevancia que tiene el relacionarte con negocios éticos pues ayudarán a tu propio crecimiento empresarial.

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