La debida diligencia es un paso que no puedes saltarte con tus proveedores. Pero ¿cómo hacerlo? ¿Cuál podría ser el primer paso? ¿Qué tipo de información debes requerir? Este post te ayudará a profundizar sobre cómo podrías construir un cuestionario básico para indagar en aspectos esenciales.

Si lo implementas, recuerda que lo más sano es que todo proveedor lo responda y lo documente. La clave de los procesos y, sobre todo, de la cultura del compliance, es que las políticas se cumplan siempre.

Entonces, ¿cuáles son esas preguntas clave? Te dejamos unas sugerencias, pero recuerda que cada organización, industria y país son un mundo. Así que valdrá la pena revisarlas y adecuar este primer paso de la debida diligencia a lo que necesitas.

Información general

• Persona de contacto general
• Persona de contacto de administración
• Quiénes conforman el personal clave dentro de la organización
• El nombre del titular de la cuenta bancaria coincide con el propietario o representante de la empresa

Información sobre el producto

• ¿Cuál es el rol de la empresa en el mercado? Es decir, si es fabricante, bodeguero, agente distribuidor u otro.
• ¿Qué antigüedad o trayectoria tiene la empresa?
• ¿Su ámbito de trabajo es local, regional o internacional?
• ¿Qué porcentaje de los productos son de fabricación propia?
• ¿Qué controles tienen sobre sus proveedores?

 Documentación de respaldo

• Además de la documentación básica, puede que necesites que posea certificaciones ISO o de otro tipo. Si es así, específica cuáles y pregunta directamente. Recuerda que es importante que te envíen o adjunten los documentos.
• Documentos oficiales de registro: registro de la propiedad, patente de comercio… lo que veas conveniente
• Documentos que muestren su estado respecto del pago de impuestos.

Información sobre sus directivos

En este apartado, es importante ser acucioso pues al final, la organización no es un ente etéreo, sino está formada por personas. Algunas preguntas que puedes hacer son:

• Algún propietario, accionista, director, ejecutivo, socio, empleado del suministro ha sido:
  • Funcionario o empleado público, dirigente o ha ocupado algún cargo de confianza de cualquier gobierno nacional o local.
  • Dirigente o cargo de cualquier partido político o candidato a cualquier cargo político.

• El propietario, accionista, director, ejecutivo, socio o empleado es pariente o amigo íntimo de funcionario o empleado público, dirigente o cargos de confianza de cualquier gobierno nacional o local.

Códigos y políticas relacionados con el compliance

Este apartado es clave. Además de preguntar, también puedes pedir que adjunten las políticas a la documentación. Esto te permitirá analizar si la cultura del proveedor coincide con la de tu organización.

• ¿Su organización cuenta con un código de ética?
• ¿Cuenta con política anticorrupción?
• ¿Cuenta con política de regalo o invitaciones?
• ¿Tiene alguna otra política de cumplimiento?
• ¿En los últimos x años (este período puede ser variable), su organización, filiales o personas (propietario, accionista, director, ejecutivo o empleado) han sido investigados, imputados, procesados, acusados o condenados por algún delito?

Canal de Reportes Éticos (línea ética o canal de denuncias)

• ¿Cuenta con un sistema de gestión de denuncias?
• ¿Su canal permite dar trazabilidad a todo lo que se reporta en él?
• ¿Posee una política de remediación?

Otras cuestiones que puedes indagar

• ¿Cómo se respetan los derechos laborales y humanos? Lo ideal es que definas qué aspectos son vitales y elabores preguntas relacionadas con estos.
• ¿Está dispuesta su organización a dar acceso a un auditor para revisar la documentación y aspectos necesarios?

Como te comentamos al inicio, estas son preguntas base de las que pueden partir aún más. Es importante que todo el proceso de la debida diligencia sea acorde a tus necesidades. Por esta razón, puede que necesites apoyo y guía sobre los aspectos clave para evaluar. Si necesitas contar con una opinión experta, reserva un espacio para hablar con uno de nuestros especialistas.