Haz más efectivo tu programa de compliance siguiendo estos 5 pasos
El cumplimiento está enfocado en la prevención, pero esta solo podremos alcanzarla si tenemos un programa de compliance efectivo y somos escrupulosos en su implementación y medición. Pero ¿es posible cuantificarlo?
En la última edición de MasterMinds, conversamos con la experta Katharina Miller, quien compartió valiosas herramientas para medir qué tan efectivo es un programa de compliance; al mismo tiempo que recordó que la cultura de cumplimiento es una maratón y los beneficios no se adquieren a corto plazo.
Katharina Miller es licenciada en Economía y Derecho, tiene un Máster en Derecho de la Unión Europea (UE) por las Universidades de Luxemburgo y Estrasburgo. Cuenta con más de 15 años de experiencia profesional en el asesoramiento mercantil, societario, laboral y desarrolló una parte profesional en el Tribunal de Justica de la UE. Además, es socia fundadora de 3C Compliance. Continuamente escribe sobre asuntos de compliance y ética para un reconocido y acreditado magazine digital y es asesora la Comisión Europea en temas de ética.
De nuestra conversación en MasterMinds, se desprenden estos cinco pasos con los que podrás evaluar si tu programa va por buen camino y está siendo efectivo.
1. Esfuérzate en que sea un programa vivo
Aunque el papel sea muy paciente, los programas escritos no sirven de nada si no pasan a formar parte de la cultura de tu organización. Pero ¿es posible cuantificar los cambios en el entorno laboral? Para Katherina, una excelente forma de lograrlo es a través de siete preguntas relacionadas con la seguridad psicológica, teoría desarrollada por Amy Edmondson, catedrática de Harvard Business School.
Las interrogantes a las que hace referencia Katharina y que aplicó en el estudio “Radiografía de la cultura de compliance sostenible en las PYMES españolas, estado actual y drivers”, son las siguientes:
- ¿Es difícil en esta empresa pedir ayuda a otros miembros para realizar tu tarea?
- ¿Las personas que trabajan en esta empresa pueden manifestar problemas y cuestiones difíciles sin temor?
- ¿Nadie en esta empresa actuará deliberadamente para empañar el resultado de mis esfuerzos?
- ¿Cuándo trabajo con otras personas de esta empresa, se valoran y aprovechan mis habilidades y capacidades?
- Si cometo un error en esta empresa, ¿me lo echará en cara?
- A veces, ¿las personas de esta empresa rechazan a otros por ser diferentes?
- ¿En esta empresa es seguro asumir riesgos?
2. Valora las denuncias que recibes
Existe un paradigma erróneo sobre los reportes internos en las organizaciones. Se cree que el programa de compliance no está funcionando si el número de denuncias va en aumento. Y es todo lo contrario.
No hay una mejor forma de medir la efectividad que recibiendo un buen número de denuncias. Y esta premisa radica en que si tus colaboradores reportan malas prácticas, es porque el programa de compliance les inspira confianza, les motiva a hablar sobre lo que no está bien o perciben que puede poner en peligro la operación y recursos de la organización.
Pero esa confianza no la inspirarás con un buzón de denuncias ubicado en un lugar público y con una cámara apuntando hacia él. Los mecanismos de reportes también evolucionaron: herramientas como Etictel, son tus mejores aliadas en impulsar esta cultura de ética y transparencia.
3. Establece KPI’S de acuerdo con el ADN de tu organización
Los KPI’s son una serie de métricas que se utilizan para sintetizar información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se ejecutan. Esto permite tomar decisiones y determinar cuáles han sido más efectivas.
Para medir tu programa de compliance, debes establecer estos indicadores con base en los riesgos que debes prevenir o bien, en las debilidades de tu organización. Es vital que para definirlos, evites el copy-paste y más bien, dirijas tu mirada a tu contexto: ubicación, giro de negocio, sector en el que trabajas, entre otros aspectos.
Una condición imprescindible es definir indicadores realistas porque sin son muy altos, podrían convertirse en incentivos perversos que abran la puerta al fraude con tal de alcanzar las metas. No sirve de nada definir un KPI que no puedes alcanzar.
¿Qué debes medir? Katharina recomienda contar con un checklist, con el que puedas confrontar aspectos relacionados con control de conducta, mapa de riesgos, compliance officer, controles y cultura ética.
4. Certíficate
Obtener una certificación es la mejor señal de que tu programa de compliance está siendo efectivo, porque prueba que tu organización cumple con un estándar. ¿Cuáles son grandes opciones de certificación? Te recomendamos dos:
Aprende cómo certificar a tu organización en la nueva norma ISO y cómo podemos trabajar juntos para facilitarte las herramientas que necesitas.
5. Haz una revisión periódica
Katharina recomienda también que realices una revisión de efectividad luego de que se registre un error o incumplimiento. También cuando habrá un cambio drástico en la organización, por ejemplo, si será adquirida por una compañía más grande o bien, si será tu empresa la que adquirirá una menor.
