Investigación en compliance: el paso a paso para dar seguimiento a una denuncia

investigacion en compliance

La columna vertebral de los programas de compliance es la línea ética o canal de denuncia. Gracias a este mecanismo, tu empresa tendrá una apertura total a los mensajes que tus stakeholders consideren relevante comunicarte y que te ayudarán a cuidar tu patrimonio y reputación.

Por esta razón, después de recibir una denuncia, resulta esencial darle un seguimiento adecuado y eso incluye una detallada y pronta investigación.  En nuestra última edición de MasterMinds, contamos con la participación de dos expertos: Fernando López, Gerente de Investigación en CBC; y Jorge Eduardo Flores, investigador de cumplimiento en Grupo Progreso.

Durante nuestra conversación, ambos compartieron los pasos imprescindibles que tu empresa debe dar para sacar el máximo provecho a a los reportes que reciban en la línea ética.

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1. Determina la naturaleza de la denuncia

Este paso es esencial para definir qué equipo investigará (externo o interno), para saber qué tipo de cuidados deben aplicarse para resguardar la información, así como en qué departamentos deberá buscarse apoyo.

En esta misma línea, es importante llevar un control de las denuncias. Esto permite no solo presentar información a los directivos o al comité de ética, sino también para mitigar riesgos y evaluar a dónde deben dirigirse tus esfuerzos.

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Además, en compañías multinacionales es crítico llevar este registro. Hacerlo ayuda a documentar evidencias que en algún momento podrían ser requeridas por entes reguladores.

2. Documenta la investigación

Naturalmente este es uno de los pasos críticos.  Si se sabe quién es el denunciante, es necesario que perciba confianza, seguridad y que sepa que la información se mantendrá en estricta confidencialidad. Aunque si es posible, también debe darse la opción del anonimato.

Además, es imprescindible tener presente que debe investigarse de una manera efectiva y eficiente. Es crucial investigar lo más pronto posible porque entre más tiempo pase puede degradarse la calidad de la información.

El estándar global recomienda un período de 35 días entre que llega una denuncia hasta que se cierra. Pero, claramente, esto dependerá de la naturaleza de la denuncia y del equipo con el que se cuente.

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Si durante la investigación se descubre que la denuncia se hizo de mala fe o usando información falsa, debe también tomarse una medida correctiva. En el código de ética debe señalarse que no se tolerarán este tipo de acciones.

3. Comunica los hallazgos

Luego de concluir una investigación, el resultado debe reportarse. Pero, ¿a quién? Los oficiales de cumplimiento tienen línea directa con la junta directiva y el comité ético de la empresa y generalmente es a ellos a quien deben exponer los resultados . La idea de esto es que las decisiones que se tomen sean vinculantes y así quienes hacen una denuncia sepan que la compañía se toma en serio los reportes.

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Además de comunicar, hay que tomar acciones correctivas para evitar que la situación que generó una denuncia vuelva a suceder. Y esta acción puede ser la modificación de una política o procedimiento, una amonestación verbal o escrita, o incluso un despido.

No hacer nada es peor que no contar con un programa robusto de compliance.

Fernando López, Gerente de Investigación en CBC

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Además de corregir el rumbo, es importante comunicar y estar vigilante para que no se tomen represalias contra quien hizo la denuncia. Lo ideal es que la empresa tenga una política de cero tolerancia ante una situación hostil contra el colaborador que brindó información.

¿Quién debería gestionar mi canal de denuncia?

Para que la confianza de los denunciantes no tambalee y este recurso fortalezca la credibilidad de tu compañía, lo idóneo es que este servicio lo maneje una empresa externa. Francisco Ramos lo explicó magistralmente en MasterMinds y lo resumimos en una frase:

“Te ahorrarás muchos problemas y dinero”.

Francisco Ramos, Compliance Officer CBC

Ethikos Global ha desarrollado productos que te ayudan proteger la reputación y la inversión de tu empresa:

  • Mecanismos de denuncia
  • Formación en el código ético
  • Desarrollo de cultura

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